Onboarding in het post-coronatijdperk – hoe doe je dat goed?

Onboarding in het post-coronatijdperk – hoe doe je dat goed?

Voor veel professionals die na maart 2020 aan een nieuwe baan zijn begonnen, was dit een surrealistische ervaring: je loopt dezelfde trap op, zit op hetzelfde kamertje in je eigen huis, alleen met hoofden op je beeldscherm die je niet kent. Hoe krijg je dan gevoel bij je nieuwe organisatie?

In het post-coronatijdperk, waarin nog steeds veel thuis wordt gewerkt, blijft die vraag relevant. Hoe zorg je dat talenten zich snel thuis voelen, zodat ze niet binnen drie maanden weer om zich heen gaan kijken?

Landen in een organisatie is al ingewikkeld genoeg als je je nieuwe collega’s wél fysiek kan ontmoeten en – heel letterlijk – de weg leert vinden in je nieuwe werkomgeving. Laat staan als je op afstand maar uit moet zien te vinden wie je waarvoor moet hebben en hoe de hazen lopen. Toch hebben juist in deze tijd veel organisaties hun onboarding programma’s op de lange baan geschoven. Met het idee: dat pakken we wel weer op als de pandemie voorbij is. En dan nemen we de collega’s die er de afgelopen twee jaar bij gekomen zijn, daarin mee. Een gemiste kans.

Onboarding kan geen uitstel gebruiken. En ook geen light-versie zolang thuis werken de norm is. Want zo krijgen die leuke, frisse, capabele professionals die je met zo veel moeite hebt weten binnen te halen, geen verbinding. Niet met collega’s, niet met het team, niet met de visie en cultuur van de organisatie. En niet met hun werk. Dat blijft een risico, want met de coronacrisis is de manier waarop we werken organiseren, voorgoed veranderd. De informele contacten die het cement vormen van een organisatie, ontstaan niet meer vanzelfsprekend.

Het nieuwe inwerken – do’s en don’ts

Hoe bied je nieuwe medewerkers een warm welkom in een hybride werkcultuur?

  • Doe niet álles digitaal – nu de kantoren weer opengaan, zijn er ook weer mogelijkheden elkaar lijfelijk te treffen. Maar dat betekent niet dat collega’s elkaar automatisch tegenkomen. Want de coronamaatregelen zijn dan misschien opgeheven, thuiswerken is een blijvertje. Wil je dat nieuwe medewerkers snel aarden, probeer ze dan zeker de eerste maanden zo veel mogelijk op locatie te laten werken. Zo gaan ze natuurlijker in het informele circuit meedraaien en ze krijgen meteen meer gevoel bij hun werkplek.
  • Kondig de teamuitbreiding nog even aan - tussen het moment dat iemand wordt aangenomen en de eerste werkdag gaan soms maanden voorbij. Help collega’s er daarom vlak van tevoren er aan herinneren dat iemand gaat starten. En maak er op de dag zelf een officieel momentje van.
  • Introduceer nieuwe collega’s met aandacht – Of meetings nou digitaal, fysiek of hybride zijn, vergeet niet nieuwe collega’s welkom te heten. Las een kort voorstelrondje in, ook als verder iedereen elkaar allang kent en iedereen het druk heeft. Dat is geen reden om je nieuwe collega te laten zwemmen.
  • Verwacht niet dat iedereen uit zichzelf vragen stelt – vaak wordt heel makkelijk gedacht dat nieuwe collega’s wel vragen om wat ze nodig hebben. In de praktijk vraagt 40% niets. Vaak omdat ze anderen niet tot last willen zijn, en waar sociale contacten ontbreken speelt ook nog mee dat niet eens duidelijk is wát ze kunnen vragen en aan wie. Laat nieuwe collega’s niet zwemmen en zelf alles uitzoeken.
  • Werk met buddy’s of mentors - koppel hen daarom aan een buddy of mentor die hen wegwijs maakt, hen begeleidt in het inwerkprogramma en die aandacht voor ze heeft, ook als mens. Dat neemt de drempel om vragen te stellen weg. En het is meteen een goede ingang naar andere contacten in de organisatie.
  • Geef nieuwe collega’s de kans om te shinen – moedig nieuwe medewerkers aan je op te zoeken als ze ergens tegenaan lopen en benut hun frisse blik. Houd ook zelf actief vinger aan de pols: hoe gaat het? Hoe voel je je? Hoe zit je vandaag in je vel? En spreek vooral je waardering uit. Die feedback geeft een veilig gevoel én motiveert.
  • Organiseer samenwerking – het helpt de verbinding te versterken als nieuwe medewerkers niet alleen eigen taken hebben, maar vooral ook werkzaamheden krijgen waarin ze met een collega of een klein groepje samenwerken. Zo leren ze meteen een paar mensen in de organisatie kennen.
  • Regel de praktische zaken – het lijkt zo logisch en toch … Het is fijner starten met een laptop, mobiel, werkende ICT-systemen en een fijne thuiswerkplek.

Als elke organisatie in Nederland deze inkoppers ter harte zou nemen, gingen heel wat minder mensen alweer na een paar maanden op zoek naar iets anders. Onderschat het belang van goede onboarding niet: het is een cruciale voorwaarde voor het behoud van talent.

Nynke Hovinga

Is werkzaam bij: